北京中银慈善基金会项目管理制度
第一章 总 则
第一条 为规范北京中银慈善基金会(以下简称“基金会”)的项目开发与管理工作,确保项目运行的合法、规范、高效,实现项目的预期目标,维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益,根据《中华人民共和国捐赠法》《基金会管理条例》和国家相关法律法规,参照国内外先进的项目管理办法,特制定本管理制度。
第二条 基金会设立项目部,配备专职人员,行使项目管理职能。
第三条 本制度适用于基金会资助性项目和需要推进的服务性项目。
第四条 本制度包括项目立项、项目实施、项目资金、项目评估、项目信息的管理。
第二章 项目管理架构
第五条 项目管理原则
基金会项目管理须符合基金会宗旨和业务范围,应遵循以下基本原则:
(一)目标明确:每个项目有明确的目标,并且在项目执行管理过程中不偏离这些目标;
(二)设计清晰:每个项目对项目活动、开展计划、产出成果等都有具体清晰的描述;
(三)过程可控:项目执行按计划进行,允许项目进度在适度和可控范围内进行调整;
(四)评估有效:项目目标成果可以被衡量与评估,且评估结果能为项目及机构未来的调整、发展提供参考性意见;
(五)信息公开:项目执行过程中,通过机构硬盘以及网络共享项目信息及文件,用于内部信息公开。并且同时通过网站、简报以及微信等方式,对外公开项目信息;
(六)参与其中:基金会项目开展过程中,在不干涉项目伙伴及执行方的自主性的前提下,保持适度参与,提供必要协助和支持,保证项目目标的实现;
(七)关系和谐:项目合作各方本着互相尊重、积极沟通的原则,建立保持和谐伙伴关系。
第六条 项目管理流程
项目管理常规流程可按周期分为几个阶段:项目调研—项目设计—项目立项—项目实施—项目监测—项目结项—项目评估。
第三章 项目立项管理
第七条 立项原则
(一)符合基金会章程的有关规定及业务发展方向;
(二)充分尊重捐赠方或项目合作方意愿;
(三)优先考虑资助困难家庭改善生活及困难学生就学;
(四)综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。
第八条 立项流程
(一)以部门为单位开展项目基础调研。必要性调研包括项目设立的宏观背景、致力于解决的社会问题、潜在受益人需求、本领域同质性公益项目等。可行性调研包括潜在捐赠方、合作方意愿,基金会自身的资源、能力,项目实施所需专业知识、人力资源、执行渠道等。项目为与合作方共同开展的,调研过程中需对其诉求、资质、能力进行审核;
(二)撰写项目文本。项目文本需涵盖受益对象、传播筹款途径、项目执行、实施流程、监督管理、项目周期、预期产出、评估指标、项目预算等;
(三)征求各部门、法律顾问、财务顾问等方面专家以及利益相关者意见;
(四)部门提出立项申请,报秘书处讨论、审议、批准;
(五)年度项目计划外的项目,预算金额20万元及以下的由秘书长审批立项;预算金额20万元至50万元(含50万元)的由理事长审批立项;预算金额50万元以上的由理事会审批立项。
第四章 项目实施管理
第九条 推行项目负责人制度,对项目实施进行全过程监管,负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报,确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效输出。
第十条 制订项目年度计划及预算,报基金会理事会批准;项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础,但不因此而限制项目的实施与发展。
第十一条 项目执行按照标准组织项目的实施、督导与评估,保证项目顺利执行。
第十二条 定期组织召开项目阶段性工作总结,及时向基金会秘书长、理事长及理事会汇报项目实施进展及绩效完成情况。
第十三条 项目参与方须严格遵守相关保密规定:不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目研究内容;不得泄露评议及评审过程中的情况和未经批准公示的评审结果。
第五章 项目资金管理
第十四条 基金会对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目合作协议及批准的项目立项报告、实施方案和项目计划,编制项目经费预算,经基金会项目部和财务部审核后,依据审批权限批准后执行。
第十五条 基金会依据项目合作协议条款、经费预算、项目进度、检查与验收结果,向项目实施单位拨付项目资金,项目实施单位向基金会提供合法有效的发票或捐赠收据。
第十六条 项目实施单位按预算对项目资金实行严格管理。每笔开支必须经项目负责人审核批准后方能报销,确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。
第十七条 秘书处应会同财务部对项目负责人及项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计,并分阶段向秘书长、理事长、理事会汇报项目阶段性或项目完结财务报告。
第十八条 申请拨款前,项目负责人或项目实施单位须提交项目阶段性或项目完结绩效评估报告,秘书长会同财务部审查无误后,按照权限审批后方可拨款。
第十九条 项目资金的管理和使用应接受上级财政部门、业务主管部门、登记机关和基金会监事会的检查与监督,项目负责人应积极配合并提供有关材料。
第六章 项目评估管理
第二十条 项目负责人定期提交项目报告,由秘书处依据实际情况进行检查验收,报秘书长、理事长及理事会批准,评估项目执行进展情况。
第二十一条 项目执行中期,必要情况下,可由理事会批准聘请第三方进行专业评估。评估完成后,报秘书处和理事会批准后,项目负责人应按照专家委员会提出的调整或整改意见进行改进,以取得更好的项目效果。
第二十二条 项目实施过程中及结束后,经评估验收项目为不合格的,造成严重损失或有其他违法违规行为的,除组织项目返工以达到合格外,还要依照相关法律法规追究项目负责人的责任。
第二十三条 项目结束阶段,经基金会或第三方对项目进行终结检查评估后,形成项目总结与评价报告,总结项目优缺点,评价项目效果,指导后续项目的开展。
第二十四条 项目实施结束后,基金会项目部须向基金会秘书处提出结项申请,并报秘书长批准。所有项目文件由项目部统一备案,并在基金会档案管理系统中备份。
第七章 项目信息管理
第二十五条 基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行制度化、常态化管理。
第二十六条 基金会项目部根据项目实施情况,利用基金会官方网站或其他媒体向社会公布项目进展及成效。
第八章 附 则
第二十七条 根据实际需要,基金会可参照本制度,制定具体项目的管理方法或实施细则。
第二十八条 本制度经基金会理事会通过后执行。
第二十九条 本制度的解释权归北京中银慈善基金会。