北京中银慈善基金会行政管理制度

目 录

前言

1 办公室行为规范

2 考勤管理制度

3 办公用品管理

4 办公环保节能管理

5 采购管理

6 招投标管理及监控程序

7 固定资产管理

8 合同管理

9 文档管理

10 印章管理

11 差旅管理

12 会务管理

13 突发性事件预警和应急处理程序

14 信息安全管理

15 信息披露机制

16 违纪处分

17 附则

前言

规范北京中银慈善基金会行政管理,特制定基金会行政管理制度,希望通过共同遵守,营造良好的工作环境。

1 办公室行为规范

1.1 目的

明确工作纪律及行为规范,遵守职业道德以及基金会各项规章制度,确保良好有序的工作环境。

1.2 原则

有章可依,有章必依,爱岗敬业,恪尽职守,高质高效地完成工作任务。对各项工作任务不折不扣的按程序办理,不省略、不简化、不拖拉,领导交办的事务要迅速处理,并及时汇报办理结果,做到件件有着落,事事有回音,具体事实依据,作为员工业绩考评的参考指标之一。

1.3 行为

1.3.1 主动维护良好的办公环境秩序,不大声喧哗影响他人正常工作,不在非吸烟场所吸烟以免造成火灾;

1.3.2 严守工作纪律,遵守作息时间。不迟到,不早退,有病有事要请假,并事先安排好工作。不在办公时间擅离工作岗位或进入与工作无关场所,影响工作;不在工作时间做与工作无关的事情:浏览、阅读与工作无关的网站、书刊报纸;

1.3.3 保持个人办公桌面及周边办公环境干净整洁,爱护公用设施、用具,如有损坏、故障,主动报告以作及时维护。资源善用,成本节约;

1.3.4 团结、互助、尊重、信任、营造相互信赖的工作气氛;具有团队协作精神,主动承担本职工作以外的职责、任务;

1.3.5 对于有危害基金会权益的事情,能及时通告有关部门负责人或主动预防,避免基金会的损失;遵守工作规例,杜绝让基金会蒙受经济损失或造成安全事故;

1.3.6 工作语言沟通亲切、诚意、谦虚;接听工作电话,尽量在铃声响三声内接听,先说“您好!”并做好电话记录,重要信息要及时告知相关负责人。接洽员工、客户办理事宜不论是否对口,切勿说“不清楚”“不知道”,要认真倾听、快速反应,并为其提供准确联络人及电话,或及时准确传达信息。工作时间,不打非业务电话,接非业务电话时尽量缩短通话时间,不影响正常工作;

1.3.7 尊敬领导、同事、来访人员和客户,懂得文明礼貌,待人热情、真诚,如有具体业务应引领至相关部门;杜绝言行失检、态度傲慢、经劝导仍不服从工作分配或不配合工作;

1.3.8 外出公务或休假,应设置个人邮箱自动回复外出提示,并交待同事代接听工作电话。因公外出办事要保持与基金会的正常工作联系;

1.3.9 相互合作,当意见或主张不一致时,应理解相互的立场,积极寻求合作解决方案,面对面沟通,避免争执;

1.3.10 做到上下传达、信息通畅、各尽其职、履行工作职责。对团队或上司形成的决策或指令要执行,有保留意见的,可及时反映以作调整,切勿消极应对,影响工作;

1.3.11 爱护公共财物,使用办公设施、用具后及时放回原位。

2 考勤管理制度

2.1 工作时间

2.1.1 依法实行标准工时制度,可根据经营管理的需要对工作时间安排进行适时调整;

2.1.2 标准工作时间为:星期一至星期五9:00-18:00;午休时间为11:30-12:30(午休时间不计入工作时间),适用员工:正式员工、实习生、志愿者;

2.1.3 基金会根据劳动法律法规的有关规定,保障员工的休息、休假权利;

2.1.4 特殊情况,如因业务外出未能按时到岗,应当提前向相关负责人申请说明详细情况。

2.1.5 基金会有权按照最新之相关法律法规规定及基金会的业务需要调整工作时间和用餐时间;

2.2 考勤制度

2.2.1 员工必须认真遵守上下班时间,不得无故旷工、迟到或早退:

2.2.2 有以下情况之一的,按旷工处理:

(1)未经请假或请假未被批准而缺勤的;

(2)休假期满未经续假而缺勤的;

(3)迟到超过2小时不足4小时按旷工半天计,迟到超过4小时按旷工1天计;

(4)其他无正当理由而缺勤的。

2.2.3 基金会按旷工天数扣除当事人的相应日工资;连续旷工超过3个工作日或1年内累计旷工满10个工作日,视员工严重违反基金会制度,基金会有权立即解除其劳务雇佣关系。

2.3 超时工作

因工作量和工作时间冲突需要在非正常工作时间内申请加班的,经相关负责人同意,可以在1个月内申请补回休假。计划性加班可统一安排调休。

2.3.1 基金会不鼓励员工超时工作,尽量避免或减少超时工作,以保障员工的身心健康。如确实因为出差、参加会议,或其它特别紧急的原因,员工需要在平日或周末工作的,须在其部门负责人预先批准的情况下超时工作并获得补假。在法定节假日以及工作日,员工确实因为特别紧急的情况需要超时工作的,必须得到部门负责人的预先批准;

2.3.2 各部门每月底须及时统计员工当月度的超时加班调休日并向综合部报备,部门负责人应掌握超时加班情况以做工作任务或人员的合理调配或调休安排;

2.3.3 部门负责人可根据员工当月超时工作情况安排调休;

2.3.4 员工事先经部门负责人批准的周一至周五的超时加班(每周累计8小时以上的),可申请调休,如当月不能补休完,需提前向部门负责人申请延期并向综合部备案,于3个月内补休完,周六日及节假日超时工作补休的也应在3个月内完成补休;

2.3.5 部门负责人的调休由秘书长批准,其他员工的调休由其直接上司批准。

3 办公用品管理

3.1 发放

综合部为每一位新入职的员工在入职当天提供一套日常办公用品,如个人电脑等,员工应妥善保管、爱护使用;日常办公用品的领用由综合部定期配发。

3.2 标准

综合部按日常常用、必要的办公用品类别,制定常规办公用品目录,由综合部遵照采购流程统一购入,以供各部门参照定期申请领用。

3.3 申领

员工按实际需要,提交领用申请单至综合部。

3.4 循环使用

遵循环保节约的原则,办公文具、用品选购可循环利用、补充耗材等物件(如可替换笔芯的书写笔),员工应配合使用。

3.5 回收

员工离职时,应将指定需回收的办公用具、个人电脑等保持完好的使用状况,归还综合部。

4 办公环保节能管理

4.1 倡导

“地球只有一个”为确保人类生存环境的可持续发展,降低耗能,共同为保护地球尽一份力,基金会倡议:办公场所环保节能降耗,从每一位员工做起。

4.2 节能降耗

4.2.1 下班后关闭所有办公设备的电源,如电脑、复印机、打印机、饮水机、碎纸机等,减少待机能耗;合理利用设备的待机省电模式;

4.2.2 办公室充分利用自然光照明,下班后关闭办公场所全部照明灯,杜绝“白昼灯”“长明灯”;

4.2.3 会议室、接待室等在使用时才开启照明灯或空调,使用完毕后,及时关闭照明灯、空调及会议用设备;

4.2.4 减少使用一次性餐具、文具、纸杯等;

4.2.5 尽量使用电子文档和多媒体设备。

4.3 无纸办公策略

4.3.1 可以通过电子邮件等方式进行沟通的,则无需打印,通过电脑发送;

4.3.2 重新利用单面打印过的纸张起草文件、做便签和内部备忘录;

4.3.3 用电子备忘录和员工通讯录代替印刷版本。

4.4 节能降耗

4.4.1 发送基金会年度报告和其他材料的电子版;

4.4.2 通过调整页面格式,如无特殊要求,尽可能实现双面打印,或循环利用纸张;

4.4.3 在必须打印文档时,通过调整字体、边距和间距使一张标准纸张上能容纳更多文本,删除文件末尾多余页,实现版面利用最大化;

4.5 复印机和打印机

4.5.1 减少纸张打印,纸张正反面、黑白打印/复印;

4.5.2 将复印机和打印机设置为默认双面打印;

4.5.3 使用单面的废纸打印非正式文稿;

4.5.4 确保纸张保存在干燥环境以防止纸张破损影响打印效果。

4.6 信件

4.6.1 外寄邮件可减轻信件重量,可以节省邮资;

4.6.2 内部办公信封可以重复再利用。

4.7 其他

4.7.1 使用环保纸,如再生纸或单面纸等;

4.7.2 节约使用办公用品;

4.7.3 节约用水,如及时关闭水龙头等。

5 采购管理

5.1 目的

采购应以合理价格,确保质量、交货期,采购所需的各类物品,并与供应商建立稳固、良好的合作关系,以期降低采购成本并满足各部门、各项目的需求。

5.2 采购物品范围

5.2.1 综合部行政支出采购范围为:办公用品、办公电器、消耗品、电脑及相关配件、外包服务及基金会相关部门指定购买的物品或外包服务;

5.2.2 综合部项目支出采购范围为:项目执行过程中需要消耗品、捐赠物资等;

5.2.3 综合部负责联络所采购物品的售后服务。

5.3 采购目标

5.3.1 确定所需物品的品质、数量及交货期;

5.3.2 取得最合理的价格。

5.4 采购要求

5.4.1 严格甄选采购供应商,除定期实地考察、评估外,还需考核厂商价格波动、报价时限、结算方式以及双方交易额度累积状况等,包括供应商的技术性、专业性、以及稳定性等;充分考虑建立长期合作供应商关系;

5.4.2 以合理价格购入,并确保经济、耐用、美观;特别是比较紧迫的情况下,依然需要货比三家,切忌造成资金浪费;

5.4.3 行政采购以安全库存为仓储基础,及时适量地满足使用部门的要求,采购前需填写《采购申请表》,得到直接领导批准即可采购;项目采购需并且因地制宜、因时制宜,尽量满足接受捐赠方的要求。

5.5 请购流程

5.5.1 请购部门向综合部递交部门负责人审批的《采购申请单》,综合部根据需求采购;

5.5.2 请购申请单的撤销即由原请购部门通知综合部停止采购,由综合部在表单上注明取消原因。

5.6 供应商的选择与评价管理

5.6.1 评价内容

供应商经营的合法性,品质、服务、价格、交货期、评估;供应商的技术性、专业性考核;供应商的供货能力、交易条件、付款条件评价;供应商的经营信誉、业务范围、经济实力、供货渠道调查。

5.6.2 评价及选择要求

固定供应商开发:必须进行考察评价,经评价合格后才能正式交易,并列入综合部采购供应商表(固定供应商:办公/后勤用消耗品等的主要供应商,有长期、稳定的交易);

非固定供应商:综合部确认合格后才能采购(非固定供应商:次性或临时性采购交易的消耗品或设备供应商);

对于主要的固定供应商(年交易额10万元以上或同类物品供应商中交易额排名第1的)需每年对其进行一次综合评价。 评价不合格的商品则停止该类商品的交易;

物品采购原则上在现有供应商范围内采购,如现有供应商不能提供,再开发新的供应商。

5.6.3 采购方式

零星选择性采购:凡技术性、专业性、特殊性的采购物品,用量少且需临时选择的紧急性采购,由请购部门提物品供应渠道及性能检验甚至派员协同采购,综合部负责跟踪厂商交货及费用结算业务;

集中计划采购:凡规格、性能具常规性,数量需求稳定的办公文具和消耗品等采购物品,采用集中计划采购,以利于稳定价格、安全库存。

5.6.4 询价、报价

综合部受理请购报告后,确认规格/型号并依据请购案件之缓急和交货期,如属经常性集中购入的消耗品则可选择合格供应商直接购入,价格以审核确认的《采购消耗品价格》为准。如属新类别物品购入的,则需提供三家(含)以上供应商报价资料(因特殊情况不能提供三家以上报价的,需进行说明并经部门负责人同意);

请购物品之性能、规格涉及专业适用性时,须附上相关资料与请购部门共同协商确认;

报价单必须由厂商负责人员签字或盖章,不得涂改,并且与原询价厂商保持一致性;

“报价单”有效期以报价单为准,如报价单未规定且经确认价格没有变动,有效期为3个月。 超过有效期需重新报价。对于价格受市场波动影响大的产品,以市场价为准。

5.6.5 比价议价

采购人员完成询价、报价后,应立即综合了解、比较各厂商报价状况和市场行情,经综合分析后拟定供应商;

议价时除注意品质能否符合需要,价格是否合理外,还要考虑交货期是否符合需要,后期服务保养以及保险业务等问题。

5.6.6 订单发出

综合部采购人员收到经请购部门审批的《采购申请单》后,核准价格、供应商,方可进行订购,并将订单及时发给供应商;

订单必须由综合部发送,对需紧急购入的物品可以先电话通知,综合部在并在购入中注明原因。

5.6.7 交货期管理

各类常用采购物品正常交货期如下:办公/清洁用品交货期2-3天、劳动防护3-5天;电脑及配件、配件消耗品交货期3天;办公家具交货期7-10天、其它视商品议定交货期;

以上交货期天数是指自订单核准后送达供应商之日起计算(休假日除外);原则上以不影响使用部门工作为前提;其它物品或特殊情况以报价单所确定的交货期为准;

采购人员平时应及时掌握各类物品供应厂商的供货状况以密切关注如请购部门交货期要求不符合以上规定或交货期发生异常;

如请购部门交货期要求不符合以上规定或交货期发生异常,综合部应立即与使用部门协商、采取对策,进行交货期调整。

5.6.8 验收入库

由申购部门指定的收货人(一般为直接责任人或由其通知相关人员)进行验收,验收合格后验收人在送货单签收栏内签收;如有不合格物品则联络综合部、供应商一起协商处理事宜;

凡在使用过程中发现物品质量、数量等不符合订单要求,由请购部门通知综合部,由综合部联络供应商协商处理。

5.6.9 采购异常管理

采购申请的撤消,依照采购程序办理;

紧急状态下采购人员可以不进行比价立即采购,但采购价格必须得到部门负责人的核准;

交货品质异常处理;

物品验收人员发现品质不合格时,应及时联络综合部;

综合部应尽快通知供应商,进行换货/退货/罚款等事宜;

异常处理状况需知会请购部门;

采购物品未经验收合格时, 综合部停止付款。

5.6.10 结算付款

原则上采用银行转帐方式,并要求厂商提供相关资料:《企业营业执照》、《税务登记证》、银行账号等.在核实按质、按量、售后服务确保下,完成交货程序,按财务流程实施货款支付;

对于以下几方面特殊情况可使用部门备用金采购:1000 元以下零星小额采购,且现有供应商不能提供的物品;2000 元以下紧急采购,供应商不接受转帐结算,且现有转帐结算的供应商不能在交货期内提供的物品;其它一些特殊情况需要现金紧急采购且采购金额超过2000元,5000元以下的,须先经财务部门审核,经秘书长批准同意后方能实施采购。

5.6.11 货款及时结算,综合部应于财务部规定时间内完成货款结算并与厂商维持良好的供需关系;

5.6.12 需定期收集相关物品采购情报以取得有利之竞争价格;

5.6.13 定期分析各类计划性采购物品价格波动状况,并制定成本降低计划,确定推行并加以改善;

5.6.14 杜绝伪劣、伪造产品冲击采购物品价格;

5.6.15 采购人员应保持不徇私、清廉,在业务上公正合理地执行。

6 招投标管理及监控程序

6.1 招标程序

6.1.1综合部负责基金会采购及外包服务招投标,灾后重建等专项可委托招投标基金会;

6.1.2 评估招标需求及准备外包邀标、招标文件;

6.1.3 按行业类别、范围、规模、技能要求、业务经验及安全纪录初选合格合作商,原则上邀请至少3家报价;

6.1.4 大宗采购项目单项或外包服务总费用(年度)大于(含)20万(RMB),服务商须通过资格预审,选择服务商应按规模、组织及结构、工业安全体系、财务状况、成功案例等作出选择;使用部门应在招标、采购过程中给予必要的协助,就其专业领域提出建议、意见;

6.1.5 邀请报价文件应包括:报价条件、报价指引及时间表、报价表格及附件、协议书、协议条件及附件;协议特殊条件(如适用)、业务范围阐述;

6.1.6 邀请报价文件以递送或投寄确保对方已接收;

6.1.7 综合部指定人员,以安排现场解答、提问;

6.1.8 所有关于报价的疑问必须以书面发问,如传真通信或信件;

6.1.9 任何报价文件的更改,应由综合部批准,及于报价截止日期前尽早以补编的方式发送到所有投标者;

6.1.10 投标者如未能履行以上指引,或向其它人(指定人外)收集信息,将会被取消投标资格;

6.1.11 逾期递交的报价文件将不会被考虑;

6.1.12 必须收到所有报价文件才可拆开报价文件。

6.2 报价

6.2.1 报价书应密封保存;

6.2.2 综合部收到报价文件后必须在信封上盖印指明收函日期,不可开启信封,密封保管。

6.3 开标

6.3.1 综合部检查报价纪录(当已收集所有报价文件或已到截止日期),会同评标小组成员共同开启报价资料;

6.3.2 报价文件副本应交予评标小组作后续程序;

6.3.3 为了保密文件,文件必须密封于信封内及亲手传阅/递交。

6.4 评标

6.4.1 一般评标条件包括:行政资质、行业经验、成功案例、交货期,管理体系,报价,生产安全纪录,售后服务保障,其他;

6.4.2 评核报价;

6.4.3 报价文件完成后,要详细校对、验算和确定,确保预算和测算吻合;

6.4.4 列出承包商符合商业、法律要求的条款;

6.4.5 采取电邮、传真、书信或会议阐明所有项目、确保各方的清楚了解。

6.4.6 评标指引,评标指引必须清楚及详尽列明包括:

绝对保密招标者的信息及委任决定;

所有投标者均收到相同数据;

不得给予投标者以任何价目指引;

必须清楚通知所有承包商有关评标标准及方法。

6.4.7 评标小组

成立评标小组进行评标;

评标小组的组合及规模,根据报价文件的情况和范围而确定原则由综合部门、财务部门、内审或总审计师及招标所属部门、项目部门人员组成;

评标小组协调员由综合部人员担任;

协调员于评标前应详述评标的、策略及对小组组员的权限。

6.4.8 评标程序

备选投标者由评标小组抽选出,其标的内容、条款及价格以最符合基金会的需要为原则;

评标小组与备选投标者商讨项目细节以作详尽报价方案及价格的议定;

所有备选投标商于投标后需按最终议定的要求,重新提交“最后修订报价文件”以加密及保密处理;

评标小组必须留存评标详细记录、附属资料以供第三方审计核对;

常规情况下最低报价被取用,但于合理及特别情况下价高者也会被取用,应以评标小组一致通过方可并以详细理由及资料分析补充说明。

7 固定资产管理

7.1 固定资产类别

使用期限超过一年且单价在人民币2,000元以上(含2,000元)的房屋、摄影器材、打印机、投影仪、用具、运输工具等。

7.2 管理分工

7.2.1 综合部负责统筹管理,负责申购、调配安装、维护和并建立编号、账册;

7.2.2 财务部门实施固定资产财务入账;

7.2.3 使用部门及使用个人负责固定资产的日常管理及故障的报修。

7.3 管理职责

7.3.1 依据实际业务需求及资源善用进行调配或选购,避免盲目或重复购买;

7.3.2 综合部有权对闲置资产进行调配或回收集中管理,如出现故障或损坏等,由所属部门联系维修。综合部跟进处理,与使用部门评估是否需进一步维修或报废。如因错误操作而导致电器损坏或因个人原因导致电器丢失,则由该员工承担该电器的维修或重购费用;

7.3.3 随时掌握固定资产的使用状况,专业器材(如摄影器材)只供专人在公益项目执行时使用,不得转借他人。其他常规物品员工应掌握正确使用方法,并由指定人员对所属物品维修。如出现故障或损坏等,须立即通知综合部进行日常管理,包括:妥善保管、正确使用、日常维护等;对违反固定资产管理制度,擅自赠送、变卖、拆除、破坏固定资产的行为,将追查责任,视情节给予处罚;

7.3.4 负责监督、配合使用部门固定资产的使用和维护,确保资产完好、正常使用;

7.3.5 定期组织资产的清点,保证帐、卡、物相符;

7.3.6 实施资产的分类,统一编号,建立固定资产档案,资产标签,协同使用部门验收、并进行购置、维保、转移、报废等;

7.3.7 对违反固定资产管理制度,擅自赠送、变卖、拆除、破坏固定资产的行为,将追查责任,视情节给予处罚;

7.3.8 电器类维修频率过高,且影响业务正常运作,建议报废重购;累计维修费用接近购入价的80%或单次维修费用超出购入价的50%,且已过保修期,建议报废重购。

7.4 使用部门职责

7.4.1 固定资产使用部门负责本部门的资产管理,由指定员工跟踪资产使用、保管、维护事宜;

7.4.2 按资产使用方法使用及日常维护,确保资产的的完好及正常运作;

7.4.3 固定资产的领用、转移、报废必须经综合管理及秘书长批准,未经批准,不得擅自调动、报废,更不得自行外借和变卖。

7.5 固定资产的购置、验收、领用

7.5.1 因工作需要,部门购置固定资产须提前向秘书长提出申请,经秘书长批准后,由综合部购置;

7.5.2 固定资产购入后,由使用部门及综合部检查、验收。

7.6 固定资产的调拨与转移

7.6.1 固定资产未经基金会管理部门批准,不得擅自调拔、转移、借出和出售;

7.6.2 固定资产的调拨及转移,须向综合部递交《固定资产转移单》,经批准后即办理资产转移手续,同时由调出、调入部门的负责人及经办人签字后,可资产移交,同时报备综合部;

7.6.3 未经管理部门批准,使用部门无权办理资产转移及处理,如有违规,将追究部门负责人及经办人的责任。

7.7申购程序

7.7.1 需求部门应提交固定资产采购申请;

7.7.2 综合部依据该《固定资产采购申请》,协调现有的资源在各部门间的调配利用,如无法满足实际需要,则依据基金会采购流程购入,贵重资产(价值大于10000元人民币)需秘书长审批同意;

7.7.3 购入后,由综合部完成在册登记后送达需求部门。相关的《使用说明》《保修卡》均由所属部门保管;

7.7.4 部门间如需调拨利用,移出及接收部门应及时填写《固定资产转移单》,并递交综合部存档。

7.8 资产丢失和损坏处理

固定资产丢失或被盗时,按如下程序:

7.8.1 已投财产保险的

固定资产使用者或保管者发现资产丢失或被盗时,立即向公安机关报案并通知其上司及综合部;

综合部通知保险基金会索赔并向秘书长作书面汇报;

如保险基金会不能全额赔付,其余额损失依据丢失或损坏的实际情况由丢失资产的员工按比例赔偿;

7.8.2 未投财产保险的

固定资产使用者或保管者发现资产丢失或被盗时,立即向公安机关报案并通知其上司及综合部;

综合部向秘书长作书面汇报;

由此而造成的固定资产损失,依据丢失或损坏的实际情况,由丢失资产的员工按比例赔偿;

由于意外或不可抗力而造成固定资产受损、丢失,则酌情处理。

7.8.3 由于人为原因而造成固定资产受损,该固定资产的使用者或保管者应主动、及时向上司及综合部汇报,并进行赔偿,赔偿程序如下:

如被损坏的固定资产可以维修,其发生的维修费用由员工按一定比例承担;

如被损坏的固定资产已不能维修及使用时,其损失由员工按比例赔偿。

7.9 固定资产的报废与封存

7.9.1 固定资产的报废,须由使用部门提交申请,填写《资产报废神情凝单》,经秘书长批准后,方可办理报废;

7.9.2 凡符合下列条件可申请报废:

超过使用年限,主要结构、配件陈旧,精度低劣、工作效率低,耗能高,而且不能改造利用的;

破损或故障严重无法修复或继续使用存在安全隐患;

因事故或其他自然灾害,使资产遭受损坏无修复价值。

7.9.3 凡经报批报废的固定资产,管理部门与使用部门须及时作价处理,处理后的固定资产由管理部门办理注销手续,变卖收入上交财务部门;

7.9.4 凡停用三个月以上的固定资产由使用部门移交至管理部门统筹调拨有需求的部门使用或进行封存、保管。

7.10 固定资产的处理

7.10.1 处理方式:拍卖、向第三方捐献、自行销毁、变卖;

7.10.2 固定资产的处理需由使用部门提出,经综合部及财务部门评估后,报秘书长批准后方可执行。

7.11 固定资产清查

7.11.1 为确保固定资产的安全与完整,综合部依据《办公固定资产汇总明细》对固定资产进行定期清查、盘点,以掌握固定资产的实有数量 ,查明有无丢失、毁损或未列入帐,保证账实相符;

7.11.2 固定资产每半年清查一次,遇有下列情况,应当对有关固定资产进行全部或部分的临时清查:

直接经管固定资产的人员离职或调动;

因基金会、业务变动,办理财产交接;

固定资产发生非正常损失事故;

根据工作需要决定进行的临时抽查。

7.11.3 根据固定资产清查的范围和任务,成立由综合部或各驻地行政人员、财务部、使用部门等组成的资产核查小组:

对固定资产进行清查以前,财务部门必须检查有关财产增减变动的凭证是否齐全,如有尚未入账的会计事项,应当及时入账,主动与固定资产管理、仓库及使用部门核对各项固定资产的收、付记录,做到清查前的账目相符;

固定资产管理人员在资产清查前,应将所管理的固定资产进行整理,对尚未验收入库或应调拨出库的固定资产,先完成入库及出库手续,避免发生重点、漏点;

固定资产清查可采取逐项清点或抽查实物形式,包括查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符,固定资产的保管、使用、维修、报废和转让等情况是否正常等。发现未入账的固定资产,应查明原因,及时入账。在清查中如发现毁损,应查明毁损的程度、原因和责任后,在清查表内加以注明,并提出处理意见;

对固定资产清查后,根据清查的结果填制清查表单。清查表单经过审核无误后,由参与清查的人员和管理财产的人员共同签名;

清查表单由综合部留存一份,送交财务部门一份。

8 合同管理

8.1 总则

8.1.1 凡以基金会名义对外发生经济活动的,应当签订经济合同;

8.1.2 订立经济合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则;

8.1.3 合同的范围包括:各类资助项目合同、外包服务合同、设计、采购、合作等方面的合同,不包括劳动合同;

8.1.4 合同均应采用书面形式,有关的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分;

8.1.5 综合部负责合同存档管理,及时整理相关项目合作协议、合同范本并监督各部门的规范利用。

8.2 合同的签订

8.2.1 与合作方达成合作意向,经协商一致后,应订立协议、合同;

8.2.2 订立合同前,必须详细了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格或资信的不得与之订立经济合同;

8.2.3 除基金会法定代表人外,其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方可对外订立书面协议、合同;

8.2.4 对外订立协议合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式,法定代表人特别指定的人员采用固定期限委托的授权方式,其他一般人员均采用业务委托的授权方式;

8.2.5 授权委托事宜由综合部管理,需授权人员在办理登记手续,领取、填写授权委托书,经基金会法定代表人签字并加盖公章后授权生效;

8.2.6 项目合同递呈审批,凭项目合同签报按规定的流程经项目部门、财务部门、法律顾问、综合部等审议,呈报秘书长审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效;

8.2.7 流程中各审核意见签署于项目合同签报上,合同签报作为合同审核过程中的记录,秘书长审批通过后,由综合部汇同合同一并盖章后留存并及时归档;

8.2.8 对外订立的合作协议、合同,原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章;

8.2.9 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章;

8.2.10 合同盖章生效后,应交由综合部按进行编号、登记、归档;

8.2.11 合同文本我方至少应持一份,合同文本及复印件由业务部门、财务部、综合部等分别存档,其中原件由业务部门或综合部留存。

8.3 合同的履行

8.3.1 合同依法订立后,即具有法律效力,应全面地履行;

8.3.2 业务部门和财务部应根据合同编号各立合同台帐,分别详细记录业务进展及资金收付款情况;

8.3.3 以合同履行中如遇履约困难或违约等情况应及时汇报并通知法律顾问以作对策;

8.3.4 综合部负责经济合同的保管存档,各部门如需借出,须递交合同、协议出借申请、批准后方可借出,并在约定期限内完事返还。

8.4 合同的变更和解除

8.4.1 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门等相关职能部门及秘书长审核后方可通过;

8.4.2 我方变更或解除合同/协议的通知应采用书面形式,并按规定流程经审核后加盖公章或合同专用章方可;

8.4.3 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力;

8.4.4 合同变更后,合同编号不予改变。

8.5 合同的保密和保管

8.5.1 合同作为基金会对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密;

8.5.2 原则上由综合部或合同所属部门留存原件,财务部保存复印件。

9 文档管理

9.1 类别

9.1.1 外来文件:公文(指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、 函、会议纪要)电报、传真等;

9.2.2 内部文件:基金会内部文件和对外业务文件。

9.2 收、签、发文件

9.2.1 基金会对外往来的文件,由综合部统一电子扫描登记、收文、复印、存档;

9.2.2 内部各部门内的文件流转,由各部门自行登记签字、收文、立卷、存档;

9.2.3 以基金会名义撰写的文件,按标准格式拟写后,统一由综合部盖章、登记签发;

9.2.4 外来文件由综合部登记收文后,根据业务性质分送各相关部门;内部制发文件流转时,由发文部门登记签发后,直接送收文部门登记签收。

9.3 文档编号管理

基金会文档编号图示如下:

10 印章管理

10.1 总则

基金会法人代表授权由综合部负责基金会的印章管理,负责印章的保管和使用。

10.2 保管

10.2.1 基金会各类印章由专人依职权保管;

10.2.2 印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人;

10.2.3 基金会应建立印章管理表,专人领取和归还印章情况在表上予以记录;

10.2.4 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,如员工持有基金会印章,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

10.3 印章的使用和保管

10.3.1各部门人员需使用印章时,须按要求填写《印章使用申请书》,将其与所需盖章的文件一并逐级上报审核;

10.3.2 经审核批准后,由各职能印章保管者加盖印章;

10.3.3 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章;

10.3.4 在逐级审核过程中被否决的,该文件予以退回;

10.3.5 涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经法律顾问审核签字;

10.3.6 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序;

10.3.7用印后该《印章使用申请单》作为用印凭据由印章保管人留存;

10.3.8 印章原则上不携带外出,确因业务需要将印章带出使用的,应事先填写《印章使用申请单》,说明事项,经秘书长批准后由两人以上共同携带使用;带出印章应及时归还,不得过夜;

10.3.9 公章的使用决定权归秘书长,其他各印章的使用决定权由秘书长根据实际业务需要进行授权;

10.3.10 印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向综合部报告;

10.3.11 必须严格依照本办法规定程序使用印章。

11 差旅管理

11.1 定义

离开本市范围,因业务需要外出公干一天或以上。

11.2 申请程序

11.2.1 出差前,须提前向部门负责人提出申请,填写《出差申请单》,注明出差时间、地点、事由、费用预算等,经批准后方可出差,具体审批层次如下:

级别 批准人
助理、专员 部门负责人
部门负责人 秘书长
秘书长 理事长

11.2.2 出差人员可凭批准后的《出差申请表》或上级书面文字批准,按相关规定预借差旅费用;

11.2.3 出差人员需提前安排、移交相关工作,如请同事代为接听办公电话等;

11.2.4 出差返回后,应在一周内填写《费用报销单》,附上完整、正规的发票单据及《差旅报告》并遵循相关程序审批报销。

11.3 差旅费用标准

11.3.1 住宿费核报规定

出差地区分类:

特类地区:北京、上海、广州、深圳;(境外城市,视同特类地区)

一类地区:

华东区 华南区 中南区 西南区
福州、杭州、宁波、温州、合肥、南昌 厦门、海口、珠海、汕头、南宁、三亚 郑州、武汉、长沙 昆明、成都、重庆、贵阳、南宁、拉萨
东北区 华北区 西北区 江苏区
沈阳、哈尔滨、大连、长春 天津、青岛、济南、石家庄、呼和浩特、太原 乌鲁木齐、西安、兰州、银川、西宁 南京、无锡、常州、苏州

二类地区:上述以外地区为二类地区。

上述特类和一类地区是指特定城市,不包括所辖地的其他城市和郊县(按低一等级类别标准执行)。

出差住宿标准:

地区分类(元/人、天)
特类地区 一类地区 二类地区
500 400 300
补充规定:上述各类各级标准如低于当地经济快捷类型酒店的当时市场价位时,不受上述额度限制,但要在经济快捷类酒店住宿。

出差住宿报销规定:

两地办公人员要确定常住地(全年工作时间最长的城市、地区)报批,并在财务部备案,变更时及时通知财务管理部重新备案,常住地不得发生住宿费;

住宿费必须凭发票报销,住宿费发票应填制完整并提供增值税专用发票。报销时应附有住宿单,住宿单中应将基金会全称、入住和离店时间、住宿人数、消费类型等项目填制齐全,不得有与住宿无关的费用支出;

出差至特类、一类地区城市及常住地管辖区域内的郊县地区,住宿最高标准向下降一级。二类地区保持不变;

同性别员工出差提倡两人同住一个房间,两人同住一个房间的可按当地住宿费标准的1.5倍报销。

11.3.2 出差餐费报销标准

出差餐费报销标准:

出差省份 伙食餐费标准
特类、一类城市 100元/天
二类城市及其他城市 80元/天

出差餐费报销说明:

出差餐费报销按实际出差天数定额内报销,不超过以上费用标准,据实报销;

出差中发生的业务招待费一律不能在差旅费报销单中报销。需要按业务费申请走审批流程,审批通过后按费用报销流程报销。

11.3.3 城市间交通费核报规定

交通工具乘坐标准:

火车(含高铁、动车、全列软席列车) 轮船(不包括旅游船) 飞机 其他交通工具(不包括出租小汽车)
火车硬席(硬座、硬卧),高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座 三等舱 经济舱 按每公里1.5元报销汽油费和单次往返路桥费

基金会员工出差应优先选择公共交通工具,如飞机、火车、轮船等。如因特殊情况需自驾出差,需报综合部备案。

交通工具说明:

乘坐飞机的,民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销;

乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的,每人次可以购买交通意外保险一份。由基金会统一办理交通意外伤害保险的人员,不再报销保险费;

如因故退票的,当事人需提供书面说明经秘书长和理事长批准后可以据实报销;

经批准探亲(仅指国内探亲)以及出差之便(经批准)探亲时,只报销假期直线交通费,绕道费用不能报支;

出差途中财物丢失、被盗,不论金额大小、职级高低,一律自负。

12 会务管理

12.1 目的

规范基金会主导的内外部会议更高效、顺延、有序地召开及配套设施的合理利用。

12.2 会议类别

12.1 外部:由基金会主导组织、召开的会议,如理事会、研讨会、学术会、颁奖会、交流会等;

12.2 内部:定期会议,如周例会,专题会议、客户到访接待会议。

12.3 会议实施程序

12.3.1 理事会

时间:定期召开;

地点:指定地点;

参加人员:理事长、理事、秘书长、基金会相关人员;

主持人:指定人员;

会议组织:综合部;

会议内容:理事会会议议程内容;

会议记录:指定人员。

12.3.2 基金会例会

时间:定期召开;

地点:电话会议或现场办公会议室;

参加人员:各部门负责人;

会议组织:综合部;

会议内容:各部门工作总结、筹资支出情况汇报、项目任务执行情况及其他需协调商议事宜;

会议记录:综合部。

12.3.3 其他主题会议

时间:按约定时间;

地点:指定场地;

参加人员:由主导部门确定;

会议组织:主导部门;

会议内容:主题内容;

会议记录:主导部门。

12.4 会议组织

12.4.1 外部会议由主导部门进行实地考察、布置、现场管理,如需综合部协调、协助,可提前联络以作对应;

12.4.2 内部运营会议由综合部人员统筹组织安排;

12.4.3 各职能部门专题会议,由所属部门自行规划安排,如需综合部协调,可提前联络以作对应;

12.4.4 综合部职责:对各会议室进行统筹规划管理;

12.5 会务费用标准

基金会内部或有合作基金会参与的会议,均遵循节约、经济原则,具体标准如下:

开支项目 标准
会场租用 三星或以下经济酒店
住宿 三星或以下经济酒店
飞机舱位 经济舱-优惠票价
交通工具 公共交通工具或出租车
餐费 RMB80 元/人/日
会议茶水服务 RMB20 元/人/日

特定的与合作基金会举办的会议、研讨会,基金会大型对外发布会或年会的相关会务标准,依据实际情况酌情实施。

12.6 会议准备及纪律

12.6.1 会议组织部门应提前通知会议召集时间、地点、与会部门、与会人员及会议议程等,如需临时改期,应提前通知;

12.6.2 与会部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报资料、计划草案等)准备的组织工作;

12.6.3 会务组织部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;

12.6.4 与会人员应准时出席,不得缺席、迟到、早退,由于出差等特殊原因不能参加的,应提前向会议召集人请假;

12.6.5 参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下,如须接听电话,可离开会场接听;

12.6.6 会议前,主持人应将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明;

12.7 会议纪录

12.7.1 基金会各类会议原则上应确定专人负责记录;

12.7.2 会议记录应尽量采用实录原则,确保记录的原始性;

12.7.3 会议纪要尽量于会议后 2 日内整理完成并发给与部门;

12.7.4 会议记录者应做好会议纪要的归档、保管。

13 突发性事件预警和应急处理程序

突发事件和危机来临时,能做出及时、精确、有效的反应,超出自身处理能力之外的应及时报告相关负责人,减少损失,缩小负面影响。

突发事件和危机包括地震、水灾、火灾、人身伤害、安全事故、疫情、公众信誉等。

13.1 预警和预防机制

13.1.1 事前建立完整的防范体系,防止不利事件的发生,提前下达紧急警报和预警方案以控制险情;

13.1.2 实施培训机制,采取有效针对的防范措施,进行危险预知教育等;同时也进行人力、资源、资金等的投入,加强对突发事件的预演训练:

预警和预防 应急控制
1级 2级 3级 4级 5级
正常阶段 非正常阶段 事件爆发 紧急对应 恢复常态

13.2 反应控制机制

建立完成的反应控制机制,在事前和事发期间采取行动,使损失减到最小。

13.3 协调指挥小组

13.3.1 在专业、普遍认知的基础上,根据综合分析,尽快做出判断和应对方案;

13.3.2 组成以秘书长为危机管理最高责任者、各部门负责人参与决策商议的指挥小组,全面负责应急指挥工作;

13.3.3 指挥小组职责:

明确各职能部门职责、权利和义务;

明确突发事件发生、报警、响应、结束后处置等环节的主导部门与协作部门,各参与部门的职责;

突发事件应按早发现、早报告、早处置的原则,明确影响范围、信息渠道、时间要求、审批要求、审批程序、监督管理、责任制等;

明确参与应急救援的所有部门的通讯方式,分级联系方式及备用方案;

做到信息传递及反馈高效、快捷、运转正常;应对突发事件需要及时、严格、高效的情报收集和分析系统,以掌握准确的信息,做出科学合理的决策。各部门应及时接收、处理信息,并迅速、畅通地报告各指挥小组;

明确各部门调派处置的权限和数量、处置措施,人员集中部署的方式、专用设备、机械、物质、药品调用程序、不同处置小组的分工协作程序;

明确疏散、撤离的方式、程序、组织、指挥、疏散的范围、路线、紧急避难场所。

13.4 应急处理程序

13.4.1 保护事发现场

应严格保护现场,严禁与事故无关人员入内,现场的各种物件、物品、痕迹等,不乱动,并设置警戒线;

发生事故后,应避免发生次生事故,采取有力措施,尽量减少人员和财产损失;

要移动人、物或其他时,应作为标记、以便事故的分析。

13.4.2 事故报告

明确报告程序、报告人;

报告给保险基金会(已投保的)。

13.4.3 危机公关

但凡涉及到基金会形象、公众舆论、社会影响的危机事件,均需第一时间报告相关责任人,由基金会宣传部(新闻发言人)调查后进行危机公关处理,基金会员工无权代表基金会发表任何相关言论,不得擅自接受媒体采访。

13.4.4 信息披露

突发事件发生后,由基金会宣传部(新闻发言人)适当地向员工或社会公众提供及时、准确、真实、可靠的信息。

13.4.5 恢复机制

及时做好重建、人员安抚及心理疏导、确保尽快恢复正常运作;

回顾事故的特点根源,分析清理出危险源或危险点,进一步完善预警机制。

14 信息安全管理

14.1 定义

信息资产是指可借助信息媒体以多种形式存在,如储存在电脑内、光盘内;打印或记录在纸上;通过网络、传真或交谈方式进行传输。分为电子文档、纸质文档、软件及系统、硬件及设施等。

14.2 目的

信息安全管理是避免业务信息外泄,防范风险以确保业务的连续性。

14.3 全员责任

全体员工、合作基金会、业务外包商,均有责任确保本基金会信息的机密性、完整性,防止基金会信息未经授权下被泄露、篡改或破坏,对基金会业务连续性影响重大的计算机系统,更要严格维护。

14.3.1 管理层

基金会管理层必须确保所有员工知晓保护基金会的信息及信息系统安全的义务,并确保信息安全意识培训是员工持续培训的一部分;同时员工须签署必要的基金会信息保密合同或协议;

管理层指定信息技术数据处理的专责人员,由其实施必要的安全措施以确保禁止未经授权的非法进入,移动或破坏信息安全;同时负责对非法入侵的调查,员工因终止合同或职位调动而必须做相应的权限终止或改变,及相关信息资料的移交。

14.3.2 用户

所有经基金会授权的电脑及通讯网络用户,在使用基金会的网络资源时,须承担保护基金会的信息安全的责任;

基金会内的电脑和网络资源仅用于工作目的,用户只能访问被授权访问的相关信息资源;员工应爱护及保护个人保管、使用的电脑相关设备。

14.3.3 访客

来访客户会给基金会的保密信息及信息系统安全、保密带来一定的风险;基金会每位员工有责任阻止未经许可的来访者或未被授权而企图访问基金会的计算机及网络资源的访客并及时上报。

14.4 责任部门及其应负责的信息资产类型

责任部门 信息资产类型
综合部 综合部 理事会决议、基金会战略规划、财务信息、合同、文档、人事资料档案、员工工资信息
财务部 单证凭据、财务报表、合同、文档、审计报告

项目部

志愿者部

宣传部

合同、项目计划书、项目预算、合作伙伴资料、捐赠人资料、客户资料
员工个人 由个人生成的、使用或储存的信息、报告、文档

14.5 信息资产分类

类别 类别 定义 可使用范围 授权
D 公开信息 是公开信息,且该信息的披露不会对基金会运营有任何影响 任何人可使用 无需授权
C 内部信息 该信息的披露不会对基金会和合作伙伴或客户或捐赠人等产生不利影响,但未经授权不得提供给第三方,如基金会文档资料、规章制度等 仅供基金会内部员工使用 无需授权
B 秘密信息 该信息的披露将对基金会运营、财务地位、公众形象、客户信心产生严重影响,甚至可能导致基金会在法律或合同上的相关责任,如财务数据、项目计划、技术信息、合作条件、合作伙伴或捐赠人的保密信息等。 仅供授权人使用 需经此信息管理者授权
A 机密信息 基金会或合作伙伴的核心机密信息 仅供指定授权人使用 需经此信息管理者授权

14.6 信息安全行为指引

14.6.1 与合作伙伴、客户进行业务合作、传递基金会信息前,签署的合同协议内有保密条款;

14.6.2 及时制止未经许可的网络接入行为;

14.6.3 在工作过程中得到的基金会信息不在业务以外的场合使用;

14.6.4 在员工劳动合同生效或劳动合同终止后,不向第三方泄露我基金会业务信息;

14.6.5 所有计算机储存(USB 存储、CD 等移动存储),未经许可,不得流出基金会;

14.6.6 信息储存设备(包括但不限于笔记本电脑、台式电脑、移动存储设备、光盘等)发生遗失或被盗时,应立即上报,并报告设备中存贮的基金会机密及秘密信息情况;

14.6.7 不得任意丢弃作废的储存工具,应将储存在报废工具内的磁盘、光盘等集中清除中销毁;

14.6.8 信息删除

类别 内部信息 秘密信息 机密信息
纸质文档 分类垃圾桶 碎纸机 碎纸机
电子文档 从电子储存工具中删除 从电子储存工具中删除 将电子储存工具中格式化
媒体:如磁盘、光盘、磁盘驱动器、照片等 粉碎销毁 粉碎销毁 粉碎销毁

14.7 办公个人电脑使用

14.7.1 必须设置登入密码,并经常更改密码;

14.7.2 必须设置屏幕保护密码;

14.7.3 离开办公位时,应及时锁定屏幕;

14.7.4 确保办公个人电脑病毒库已及时升级;

14.7.5 对重要的电子文档应定期备份存档(刻盘);

14.7.6 未经许可,不得与他人分享办公个人电脑账户或密码;

14.7.7 不得安装未经授权的操作软件;

14.7.8 不得任意更改电脑的系统设置,如:更改 IC 地址等。

14.8 信息安全事故及隐患报告

基金会每位员工应时刻关注身边的信息安全事故隐患,及时向综合部报告,事故或隐患的判断标准为:员工认为该事件已引起或可能引发以下问题:基金会机密信息泄露;基金会信息设备损坏或被盗;基金会软件系统瘫痪;基金会重要信息被篡改。

14.9 违规处理

14.9.1 对违反基金会的信息安全政策的相关行为,将被视作违反基金会规定而被书面警告或解除劳动合同,情况严重者,基金会将向追究该员工的民事或刑事责任;

14.9.2 对以上规定、说明如有任何疑义或信息安全问题报告,可联络综合部。

15 信息披露机制

15.1 总则

披露是基金会的责任与义务。做好信息披露工作是基金会专业、可持续发展的重要体现,有利于提高基金会公信力及社会影响力。

基金会根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》《基金会信息公布办法》《基金会年度检查办法》《民政部关于进一步加强社会捐助信息公示工作的指导意见》中关于信息披露的要求,最大限度地公布公开基金会的相关信息。

15.2 披露原则

基金会应当以真实、准确、及时、完整为披露信息的基本原则,最大限度地披露与基金会相关的信息。不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。

15.3 信息披露的内容

15.3.1 基金会信息披露主要包括定期信息披露和临时信息披露。定期信息披露是基金会按照一定的时间、内容和格式,通过特定的渠道向社会发布信息,如年度报告、审计报告;

15.3.2 临时信息披露是基金不定期的通过基金会网站、简报或其它媒体及新闻发布活动等,向社会发布理事会、项目实施、捐赠情况、基金会重要事件等信息;

15.3.3 定期信息披露应包含以下内容:

基本信息:基金会名称、基金会简介、工作领域、业务范围、成立时间、登记管理基金会、业务主管单位、法人代表、原始基金数额、使命、宗旨、基金会章程、基金会地址、登记证号、组织基金会代码、基金会在各地分支机构;

治理信息:理事会人数、理事成员简介、年度理事会会议次数、理事会决议事项、监事会成员简介、监事会工作情况、项目审核委员会成员简介、理事会章程、理事会工作制度、项目审核委员会工作制度;

管理信息:管理制度、秘书长简介、姓名简介、员工人数、员工培训信息、本年度员工变更情况、实习生情况、志愿者情况、招聘信息;

项目信息:项目简介、项目预算、项目支出、项目成果、项目评估报告、项目负责人、项目参与人数、项目实施方介绍、项目管理制度、项目阶段性报告、项目监测报告;

财务信息:年度审计报告、年度财务报告。包括上年度资金余额、本年度总收入金额、本年度总支出金额、净资产总额、营运资本比例、本年度用于公益项目的支出金额、本年度用于宣传推广的支出金额、本年度用于筹资的支出金额、本年度工作人员工资福利支出金额、本年度捐赠收入、本年度政府补助收入、本年度其他商品和服务收入、本年度投资领域和收益、理事薪酬水平、管理团队薪酬水平;

筹款信息:捐款方式、基金会免税资格及证明、捐赠票据说明、捐赠免税信息;

捐赠者信息:捐赠者姓名、捐赠金额、捐赠领域。

15.3.4 临时信息披露应包含以下内容:

新闻和活动信息、项目动态信息、突发灾难紧急救助信息、重大事件信息、重大人事变动公告、重大损失、重大诉讼仲裁公告、重大购买或出售资产公告、理事/基金会受监管部门监督和处罚情况、重大关联交易、临时财务信息。

15.4 信息披露的渠道和程序

15.4.1 根据发布信息的需求,选择合理发布渠道,一般为基金会官方网站、基金会年度报告、官方微博、合作媒体;

15.4.2 基金会信息披露应严格履行如下程序:

理事会审议通过《基金会信息披露制度》,授权秘书处按照本制度规定的信息披露内容进行信息披露;

秘书处负责披露内容的编制、整理、确认、公布;

重大事件信息披露,由秘书长作为新闻发言人进行公布;

秘书处负责对已披露的内容进行归档、保存,保存时间不少于10年;

秘书处对信息披露后的公众反应进行及时监测。

15.5 信息披露的相关责任

15.5.1 秘书长为基金会信息披露工作的第一责任人;

15.5.2 秘书处应确保信息披露内容的准确性、及时性、公平性及完整性,并及时对本制度的执行进行自查,发现问题应及时改正;

15.5.3 秘书处工作人员对本制度所列信息披露内容没有公布前,对其知晓的信息负有保密责任。不得在该等信息披露之前向第三人披露。

16 违纪处分

16.1 违纪处分

分为书面警告、降职和即时解除劳动合同。部门负责人必须及时记录任何违纪处分,并将有关文件递交综合部存档。书面警告从面谈之日生效,有效期1年。

16.2 违纪处理的适用情形

包括但不限于:

16.2.1 员工有下列情况之一者,基金会将予以书面警告:

无故未能完成基金会或上司的合理工作安排、调动、指示或拒绝履行其正常职责的;

不文明的举止行为,包括但不限于破坏环境卫生或在非吸烟区吸烟;

对于工作中出现的失误,经基金会多次口头或书面指正(含电子邮件)拒不改正的;

滥用基金会资源或设施从事个人私事;

无故迟到、早退、旷工、工作时间睡觉;

工作期间擅离工作岗位或进入与工作无关的场所,或做与工作无关的事情而影响工作;

未按规定、守则或指示就工作所需的材料、信息等及时地与其他员工沟通或向主管汇报;

不遵守基金会有关安全的管理规定,造成不良影响;

在工作场所对基金会其他员工或其他有关人士言语或肢体行为无礼、粗暴;

严重性或所造成的不良影响与以上过失、过错相近的其它行为。

16.2.2 员工在收到书面警告后仍拒作改进的,作降职降薪处理;

16.2.3 员工有下列情况之一的,将视为严重违反基金会规章制度,基金会有权予以即时解除劳动合同而毋须事先通知或作出任何经济补偿,基金会同时保留要求员工赔偿的权利:

恶意损毁基金会物件、造成较严重影响或后果或致使基金会经济损失达人民币5000或以上;

1年内连续旷工3日或累计旷工10日;

3个自然月内累计迟到 20次;

1年内被书面警告 2次,第1次书面警告生效日起计;

严重违反基金会各项规章制度;

遗失基金会重要物件并对基金会声誉造成较严重影响、后果的,如钥匙、各类印章、据、支票等;

擅配基金会钥匙或盗用基金会印章;

制造、散布谣言或侵犯他人隐私,对基金会、同事或他人造成伤害;

在基金会电脑上私自安装盗版软件造成较严重后果;

以劳动争议为理由,擅自停止工作或履行职责,借帮闹事或破坏正常工作秩序;

以不正当手段取得或伪造医疗证明、篡改医疗证明;

怠忽职守、违反基金会有关安全的管理规定,或违反工作纪律而对基金会造成损失、事故或危害他人生命安全;

违章操作或违章指挥并造成严重后果;

出现事故隐瞒不报,不采取有效措施而导致严重后果;

1年内被书面警告2次,自第1次书面警告生效日起计;

赌博、吸毒、卖淫、嫖娼、打架斗殴,聚众闹事,或其它暴力行为;

偷窃基金会文件、资料或他人财物;

打架斗殴,聚众闹事,或其它暴力行为;

向基金会提供影响其招聘、升职、调薪的虚假的个人教育、经历、专业证照资料等;

伪造文件或提供虚假票据报销或做假账;

蓄意破坏基金会财物、设备,或私自挪用基金会财物;

未经预先批准使用基金会资金或挪用公款私用;

肇事逃逸或者故意破坏、伪造现场、毁灭证据;

行贿受贿、不正当索取利益、未经许可透露机密信息等;

怠工或煽动、非法参加集体停工;

被依法追究刑事责任或劳动教养;

违反劳动合同的相关规定;

严重性与以上过失相近的其它行为。

17 附则

17.1 本制度经理事会审议通过后执行,由秘书长监督实施。

17.2本制度的修订、废止由基金会综合部提出,修订权、废止权归秘书处。

17.3 本基金会针对具体业务制订细则及附件为本制度的补充规定或详细解释,与本制度具有同等效力,但不得与本条例相冲突。

17.4 本制度最终解释权归北京中银慈善基金会。